Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 23 augustus 2026.

Balie is een systeem voor klantenservice. Het haalt mail en WhatsApp-berichten van je klanten op één plek bij elkaar, zet er de gegevens van die klant naast en schrijft een concept dat jij naleest. Daar komen persoonsgegevens bij kijken, van jouw medewerkers en van jouw klanten. Deze pagina legt uit welke dat zijn, wat we ermee doen en wat je van ons kunt vragen. In gewoon Nederlands, want een privacyverklaring die niemand leest beschermt niemand.

Wie zijn wij

Balie wordt gebouwd en gedraaid door Klappe Development, een eenmanszaak in Nederland.

• Naam: Klappe Development
• Rechtsvorm: eenmanszaak naar Nederlands recht
• KvK-nummer: 71434577
• Btw-identificatienummer: NL002415101B21
• Contact: het contactformulier of hallo@balie.net

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat hoeft niet voor een bedrijf van deze omvang en met deze verwerkingen. Vragen over privacy komen bij dezelfde persoon terecht die het product bouwt.

Twee petten, en welke wanneer op gaat

Voor de gegevens die door Balie stromen omdat jij Balie gebruikt, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Jij bepaalt waarom de mail van je klanten wordt behandeld en hoe lang die bewaard blijft. Wij voeren dat uit en doen er niets anders mee. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst, die je bij je offerte krijgt.

Voor een kleine set gegevens zijn we zelf verantwoordelijk: je aanvraag via het contactformulier, de contactgegevens van de mensen bij jou met wie we zaken doen, onze facturatie, en de logging die we nodig hebben om de dienst draaiend en veilig te houden. Wat daar hieronder over staat, geldt voor die pet.

Welke gegevens verwerken we

Als jij ons benadert

• Wat je in het contactformulier invult: je naam, je bedrijfsnaam, je mailadres, de grootte van je bedrijf en je bericht.
• Het IP-adres waarvandaan het formulier is verstuurd, kort, om spam tegen te houden.

Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk kunnen antwoorden op iemand die contact zoekt, en daarna het uitvoeren van de overeenkomst als je klant wordt.

Als je klant bent

• Van je medewerkers: naam, mailadres, rol per bedrijf, en wanneer iemand heeft ingelogd en wat hij heeft veranderd.
• Van je klanten: het mailadres of telefoonnummer van de afzender, het onderwerp, de inhoud van het bericht, de bijlagen en de technische kopregels van de mail.
• Gegevens die uit jouw eigen gekoppelde systemen worden opgehaald en bij een ticket worden getoond, bijvoorbeeld een bestelling of een zending.
• Facturatiegegevens: bedrijfsnaam, adres, factuuradres en wat je hebt afgenomen.
• Loggegevens: tijdstip, verzoek, foutcodes en een verkorte aanduiding van het bedrijf. Mailadressen van je klanten komen niet in onze logs terecht.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met jou, en voor de facturatie ook een wettelijke plicht. Voor de gegevens van jouw klanten ben jij verantwoordelijk voor de grondslag.

Waarvoor gebruiken we ze

• De vragen van je klanten binnenhalen, ordenen en beantwoordbaar maken.
• Een conceptantwoord schrijven uit jouw kennisbank, in jouw toon.
• Je team toegang geven en die toegang kunnen aantonen.
• De dienst laten werken, storingen oplossen en misbruik tegengaan.
• Je factureren en onze administratie voeren.

Wat we niet doen: we verkopen geen gegevens, we zetten geen advertentienetwerken in, we profileren niemand en we gebruiken de inhoud van jouw tickets niet om modellen van derden te trainen. Bij onze AI-leverancier is training op de aangeboden tekst contractueel uitgesloten.

De AI, en wat er precies naartoe gaat

Balie schrijft concepten met een taalmodel van DeepSeek. Om dat te kunnen doen wordt de tekst van het ticket, de relevante stukken uit jouw kennisbank en de opgehaalde klantgegevens naar DeepSeek gestuurd. Dat is echte gegevensverstrekking aan een derde partij en we noemen het daarom expliciet in plaats van het te verstoppen achter het woord AI.

• Er wordt niets verstuurd zonder dat een mens het heeft gelezen en op verzenden geklikt.
• Voordat de tekst weggaat, halen we er de gegevens uit die er niet in hoeven te staan. Wat overblijft is wat nodig is om het antwoord te kunnen schrijven.
• Je kunt de AI per bedrijf helemaal uitzetten. Balie werkt dan gewoon door als gedeelde inbox, alleen zonder concepten, en er gaat geen berichttekst meer naar DeepSeek.

Wie komen je gegevens nog meer onder ogen

We schakelen een paar leveranciers in. Dit is de volledige lijst. Verandert er iets aan, dan hoor je dat vooraf, met de mogelijkheid om bezwaar te maken.

Daarnaast praat Balie met de systemen die jij zelf al gebruikt, bijvoorbeeld je webshop of je vervoerder. Dat zijn geen subverwerkers van ons: het zijn jouw eigen leveranciers, waar jij ons met jouw sleutel toegang toe geeft, en Balie leest daar alleen uit.

Waar staan de gegevens

Op de infrastructuur van Cloudflare. Waar Cloudflare de keuze aanbiedt, staat de opslag in de Europese Unie: de database en de bestandsopslag zijn ingesteld op de EU. Cloudflare is een Amerikaans bedrijf, dus doorgifte buiten de EU is niet volledig uit te sluiten. Die doorgifte is afgedekt met de standaardbepalingen van de Europese Commissie.

Voor DeepSeek geldt dat de verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt. Ook dat is afgedekt met de standaardbepalingen. Wil je die doorgifte helemaal niet, dan zet je de AI uit en gebeurt hij niet.

Hoe lang bewaren we ze

• Tickets, berichten en bijlagen: zolang jij dat instelt. Je stelt de bewaartermijn per bedrijf in en die kan korter zijn dan de looptijd van je abonnement.
• Zonder eigen instelling: zolang je klant bent, en daarna verwijderd binnen de termijn die in je verwerkersovereenkomst staat.
• Een aanvraag via het contactformulier waar geen klant uit voortkomt: twaalf maanden.
• Facturen en de administratie daaromheen: zeven jaar, want dat schrijft de fiscus voor.
• Loggegevens: dertig dagen, tenzij een incident vraagt om langer bewaren.

Verwijderen betekent bij ons dat het bericht en de bijlagen uit de database en uit de opslag gaan, niet dat ze alleen uit beeld verdwijnen. Er is ook een tussenweg: anonimiseren. Dan blijven het verloop en de aantallen bestaan voor je eigen overzicht, maar zijn de naam, het adres en de inhoud die naar een persoon herleiden weg.

Hoe we ze beveiligen

• Alles gaat over TLS. Opslag bij Cloudflare is versleuteld.
• Sessietokens, portaaltokens, API-sleutels en inloglinks staan alleen als hash in de database. We kunnen ze zelf niet teruglezen.
• Sleutels van jouw gekoppelde systemen staan versleuteld opgeslagen en worden alleen uitgepakt op het moment dat er een verzoek mee wordt gedaan.
• Elke opvraging van bedrijfsgegevens is afgeschermd op bedrijf. Een medewerker van het ene bedrijf komt niet bij de tickets van het andere, ook niet in een gedeelde inbox.
• Toegang binnen ons eigen bedrijf: één persoon, met tweefactorauthenticatie.
• Mail van buiten wordt gesaniteerd voordat hij in beeld komt.

Als er toch iets misgaat

Ontdekken we een datalek dat jouw gegevens raakt, dan melden we dat bij je zodra we het weten, en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking. Je krijgt te horen wat er is gebeurd, welke gegevens het betreft, wat we eraan hebben gedaan en wat je zelf moet doen. Ben jij de verwerkingsverantwoordelijke, dan doe jij de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en leveren wij alles wat je daarvoor nodig hebt.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens. Een verzoek stuur je naar hallo@balie.net. Je krijgt binnen een maand antwoord en we vragen niets meer aan bewijs dan nodig is om te weten dat je bent wie je zegt te zijn.

Ben je klant van een bedrijf dat Balie gebruikt en gaat je vraag over jouw mail met dat bedrijf, richt je dan tot dat bedrijf. Zij bepalen wat er met die gegevens gebeurt, wij voeren het uit. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door en helpen we hen om het uit te voeren.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Deze website zet geen cookies en meet niets. Er is geen analytics, er zijn geen advertentienetwerken en er is geen cookiebanner, want er valt niets toe te stemmen.

De applicatie op app.balie.net zet één cookie: de sessie waarmee je ingelogd blijft. Die is technisch noodzakelijk, wordt niet gedeeld en verdwijnt als je uitlogt. Het klantportaal werkt met een link die alleen voor die ene klant werkt en zet helemaal geen cookie.

Wijzigingen

Verandert er iets wezenlijks aan deze verklaring, dan passen we de datum bovenaan aan en krijgen klanten er een mail over. Kleine tekstuele verbeteringen doen we zonder bericht.