Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt op 23 augustus 2026.

1. Wie wij zijn

Balie wordt geleverd door Klappe Development, een eenmanszaak naar Nederlands recht. In deze voorwaarden staat "wij" voor Klappe Development en "jij" voor het bedrijf dat Balie afneemt.

• KvK-nummer: 71434577
• Btw-identificatienummer: NL002415101B21
• Contact: het contactformulier of hallo@balie.net

2. Waar deze voorwaarden over gaan

Deze voorwaarden gelden voor Balie: het behandelen van klantenservicemail en WhatsApp-berichten, het klantportaal, de koppelingen met jouw eigen systemen en het werk dat wij doen om dat in te richten en draaiend te houden.

Balie is bedoeld voor zakelijk gebruik. We leveren niet aan consumenten. Jouw eigen inkoop- of leveringsvoorwaarden zijn niet van toepassing, ook niet als je ernaar verwijst, tenzij we dat schriftelijk hebben afgesproken.

Staat er iets in je offerte dat afwijkt van deze voorwaarden, dan geldt wat in de offerte staat. Voor persoonsgegevens geldt de verwerkersovereenkomst, en die gaat op dat punt voor op deze voorwaarden.

3. Hoe een overeenkomst tot stand komt

Balie kent geen zelfbediening. Er is geen aanmeldknop, geen gratis proefperiode en geen creditcard die je ergens achterlaat. Elke omgeving wordt met de hand ingericht, omdat de aliassen, de kennisbank en de koppelingen per bedrijf verschillen.

De volgorde is: we bespreken wat je nodig hebt, je krijgt een offerte, en de overeenkomst ontstaat op het moment dat je die schriftelijk of per mail accepteert. In de offerte staat welke bedrijven, aliassen, kanalen en koppelingen worden ingericht, wat de eenmalige inrichting kost en wat het bedrag per maand is.

4. Wat wij doen

• We richten je omgeving in: aliassen, doorstuurregels, kennisbank en koppelingen.
• We zetten je bestaande mail en je standaardteksten over.
• We houden de dienst draaiend, werken hem bij en herstellen storingen.
• We zijn per mail bereikbaar voor vragen over het gebruik, zonder apart contract.

We beloven geen beschikbaarheid in procenten zolang dat niet in je offerte staat. Wat we wel beloven: we lossen storingen zo snel als redelijkerwijs kan op en we laten het je weten als er iets aan de hand is. Gepland onderhoud kondigen we vooraf aan en plannen we buiten kantooruren, tenzij een beveiligingsprobleem geen uitstel duldt.

5. Wat jij doet

• Je zorgt dat de doorstuurregels en DNS-records kloppen die nodig zijn om mail te ontvangen en te versturen.
• Je houdt de kennisbank inhoudelijk juist. Balie schrijft concepten op basis van wat jij aanlevert, dus een verouderd retourbeleid levert een verouderd concept op.
• Je leest elk conceptantwoord na voordat het weggaat. Balie verstuurt uit zichzelf niets anders dan de ontvangstbevestiging met het ticketnummer, en die zet je per adres aan of uit.
• Je zorgt dat je medewerkers hun inloggegevens voor zichzelf houden.
• Je gebruikt Balie niet voor ongevraagde reclame, niet voor onrechtmatige inhoud en niet om de dienst of derden schade toe te brengen.
• Je hebt zelf een grondslag om de gegevens van jouw klanten te verwerken. Dat is jouw rol als verwerkingsverantwoordelijke.

6. De AI, en waar de verantwoordelijkheid ligt

Balie schrijft concepten met een taalmodel. Een concept is een voorzet, geen antwoord. Er gaat niets naar je klant zonder dat een mens bij jou het heeft gelezen en op verzenden heeft geklikt. De inhoud van wat jouw medewerkers versturen is daarmee jouw verantwoordelijkheid, ook als de eerste versie door Balie is geschreven.

Je kunt de AI per bedrijf uitzetten. Balie werkt dan door als gedeelde inbox met de gegevens van je klant erbij, alleen zonder concepten. Welke gegevens er naar de AI-leverancier gaan staat in de privacyverklaring.

7. Koppelingen met systemen van derden

Balie leest gegevens uit systemen die jij al gebruikt, met sleutels die jij aanlevert. Die systemen zijn niet van ons. Verandert een leverancier zijn API, verhoogt hij zijn prijs of valt hij uit, dan is dat niet iets waar wij voor kunnen instaan. We passen de koppeling aan als dat redelijkerwijs kan, en we zeggen het eerlijk als dat niet lukt.

Het WhatsApp-kanaal loopt via WhatsApp Web en dat is geen officiële route van WhatsApp zelf. Het kan gebeuren dat WhatsApp een nummer blokkeert. We leggen dat risico voor het aanzetten aan je uit, en het blijft jouw keuze om het kanaal te gebruiken.

8. Prijs en betaling

De prijs staat in je offerte en begint bij 50 euro per maand, exclusief btw. Wat je betaalt hangt af van hoeveel mail er binnenkomt, welke koppelingen je nodig hebt en hoeveel bedrijven je onder je hebt. Er is geen prijs per medewerker.

• Facturatie loopt buiten het product om, per maand, met een betaaltermijn van 14 dagen.
• Er staat geen creditcard klaar en er wordt niets automatisch afgeschreven zonder machtiging.
• Betaal je niet op tijd, dan sturen we eerst een herinnering met een termijn van 14 dagen. Blijft betaling daarna uit, dan mogen we de dienst opschorten. Opschorten is geen verwijderen: je gegevens blijven staan.
• We mogen de prijs één keer per jaar aanpassen. Dat kondigen we minstens 60 dagen van tevoren aan en je mag dan opzeggen per de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.
• Verandert je gebruik zo dat de prijs niet meer klopt, dan bespreken we dat voordat er iets verandert. We sturen geen verrassingsfactuur.

9. Looptijd en opzeggen

De overeenkomst loopt voor onbepaalde tijd en je zegt per maand op, tenzij in je offerte iets anders staat. Opzeggen kan per mail, zonder opgaaf van reden en zonder formulier.

Bij het einde krijg je een export van je tickets, berichten, bijlagen en kennisbank, in een formaat dat leesbaar is zonder Balie. Daarna verwijderen we je gegevens volgens de termijn in de verwerkersovereenkomst. Wij mogen zelf ook opzeggen, met een opzegtermijn van drie maanden, zodat je de tijd hebt om iets anders in te richten.

10. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is per gebeurtenis en per jaar beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden voor het voorval aan ons hebt betaald, met een minimum van 500 euro. We zijn niet aansprakelijk voor gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of verlies van gegevens dat je met een normale eigen back-up had kunnen voorkomen.

Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid aan onze kant, en niet voor wat dwingend recht ons oplegt. We zijn niet aansprakelijk voor de inhoud van antwoorden die jouw medewerkers hebben verstuurd, en niet voor storingen bij systemen van derden waar we geen zeggenschap over hebben.

Een schade meld je binnen 60 dagen nadat je hem hebt ontdekt, anders vervalt de aanspraak.

11. Intellectueel eigendom

Balie zelf, de software en alles wat wij eraan bouwen blijft van ons. Je krijgt het recht om het te gebruiken zolang de overeenkomst loopt. Jouw gegevens, je kennisbank, je teksten en je huisstijl blijven van jou. Dat wij ze verwerken maakt ze niet van ons.

We noemen je niet als klant in onze uitingen zonder dat je daar vooraf ja op hebt gezegd.

12. Geheimhouding

Wat we van elkaar te weten komen omdat we samenwerken, houden we voor ons. Dat geldt tijdens de overeenkomst en daarna. Uitzondering is informatie die al openbaar was of die we op grond van de wet moeten verstrekken.

13. Wijziging van deze voorwaarden

Wijzigen we deze voorwaarden, dan laten we dat minstens 30 dagen van tevoren per mail weten. Ben je het niet eens met een wijziging die je nadeel oplevert, dan kun je opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.

14. Toepasselijk recht

Nederlands recht is van toepassing. Komen we er samen niet uit, dan leggen we het geschil voor aan de bevoegde rechter in Nederland. Voordat iemand naar de rechter stapt, bellen we elkaar eerst.